Хайлайты вебинара Яны Бакун, лидера направления внутренних коммуникаций компании ДТЭК для Pro Bono Club Ukraine.
Ваша команда, независимо от того, это 5 человек или 50, является носителем бренда организации и источником информации для СМИ и партнеров.
Задачей внутренних коммуникаций было и остается поиск точки/места/времени, чтобы донести «правду из первых уст» к сотрудникам организации, с помощью правильного канала и в доступной форме. Особенно важную роль внутренние коммуникации играют в кризисные моменты.
Советы для внутренних коммуникаций
Пропишите поэтапный план действий для трансформации внутренних коммуникаций. В этом процессе всегда определяйте ответственных и их задачи.
Внедрите календарь событий (постоянных и стихийных) и следите за ситуацией вокруг. Это поможет вам планировать коммуникацию и отслеживать кризисы. В начале этапа любого проекта описывайте план действий вместе с командой и структурируйте информацию.
Все ваши внутренние коммуникации должны быть централизованы. Только специальная информация должна распространяться локально.
Пересмотрите свой бренд-бук и сделайте его доступным и понятным для всех сотрудников. Разместите его на файлообменнике вместе со всеми шаблонами и правилами оформления презентаций для сотрудников.
Ваша коммуникация и события для коллектива должны быть насыщены ценностями. Определите и опишите голос компании, так называемый tone of voice, вашу манеру общения, сюда же включите ключевые сообщения.
Важно, чтобы голос компании «звучал» одинаково как для внешней аудитории, так и для сотрудников. Вы, как организация, транслируете свои ключевые сообщения всем людям вокруг, кто является вашей целевой аудиторией.
Снимите с лидеров организации, которые не являются руководителями направления коммуникаций, ответственность за операционные процессы коммуникаций с сотрудниками. Сконцентрируйте их внимание на формировании собственного имени лидера и голоса компании – визионера, а не просто операционного менеджера.
Темы и сообщения, которые вы транслируете для сотрудников, вы можете упорядочить с помощью метода message house. Это технология структурирования информации, напоминающая элементы дома: основной тезис как фундамент, аргументы как этажи дома и послание, которое хотите донести, как крыша.
Еще один интересный инструмент, который поможет лучше понимать свою команду – это портрет сотрудника. Вы можете создать его на основе опроса или в виде SWOT анализа.
Стоит описать профессиональные и личные качества, интересы, предпочтения и ценности. Эту информацию можно использовать для организации эффективного тимбилдинга и интересных корпоративных мероприятий.
Проанализируйте каналы коммуникации (проведите опрос). Определите, какие каналы являются эффективными и удобными для команды. Во время кризиса внедряйте новые альтернативные каналы коммуникации.
Опишите формы коммуникации: встречи (онлайн, офлайн), онлайн-коллы, обращения, опросы, рубрики коротких новостей, их регулярность, форму и хронометраж. Следите и замеряйте показатели!
Учите своих сотрудников и учитесь вместе с ними. Внедряйте программы внутреннего менторства. Присылайте утром и вечером видеоролики, аудио, публикации.
Еженедельный дайджест, Telegram канал, письма от руководителей и регулярное информирование помогут развивать вашу команду, поддерживать мотивацию, а также усилят корпоративную культуру.
Создайте контент-план для внутренних каналов коммуникации. Он может включать профильные новости, обзоры кейсов и новинок, статьи и интервью с экспертами, подборку возможностей месяца, short-list книг и фильмов, эко-темы, благотворительность, информацию для психологической поддержки.
Не забывайте об информационной безопасности, внедряйте меры безопасности данных, учите этому команду.
Не делайте пустых действий и вещей. Стоит устанавливать регламенты и правила и придерживаться их. Это помогает управлять, особенно в коммуникациях.
Эффективная система внутренних коммуникаций поможет вам поддерживать командный дух, мотивировать и развивать сотрудников. Поэтому постоянно внедряйте новые подходы и инструменты и развивайте внутренние коммуникации в вашей организации.
По материалам: https://probono.org.ua/blog/internalcom